Mengabdi Bersama Program Hibah Bina Desa DIKTI

Bismillah

Pada kesempatan malam hari ini, saya akan berbagi tentang pengalaman saya dalam melaksanakan salah satu Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pengabdian masyarakat. Sebelumnya saya sempat dihubungi oleh pihak kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada, saya diundang untuk menjadio salah satu narasumber dalam acara sosialisasi dan pembinaan program bina desa mahasiswa UGM yang rencananya akan digelar pada hari Selasa, 7 Februari 2017 besok. Namun qodarullah, karna saya sudah bekerja, sehingga saya terikat waktu dan tidak bisa hadir mengisi acara. Semoga sedikit sharing saya terkait Program Hibah Bina Desa ini dapat mewakili saya dan dapat menambah wawasan teman teman tentang alur dan perjalanan seleksi program sampai berhasil didanai oleh DIKTI. Aamiin.

Baiklah...

Saya akan memulai dari niat. Awal saya berniat melakukan program pemberdayaan masyarakat adalah ketika saya dan teman - teman saya membuat sebuah kelompok belajar. simple, hanya kelompok belajar. Dari kelompok tersebut kami senantiasa terjalin komunikasi satu dnegan yang lain, membahas ini itu, baik tentang kuliah, tugas praktikum, isu politik, agama sampai tentang karya dan prestasi. Sampai pada suatu saat diskusi kami berkembang dan mengharuskan kami menemui salah satu dosen yang berkompeten dibidangnya. Waktu itu dosen yang kami temui adalah Pak Nasih Widya Yuwono, S.P., M.P.  Seperti biasa karna pembawaan beliau yang santai, diskusi kami pun semakin berkembang "ngalor ngidul (keman-mana). Akhirnya beliau menyinggung tentang pengembangan karya melalui program pemberdayaan masyarakat. Jadi kita membuat karya berdasarkan studi kasus dari permasalahan yang terjadi di lapangan (masyarakat). Sesuai rekomendasi beliau, beberapa hari setelah itu kami melakukan survei lokasi kesalah satu desa di Lereng Gunung Merapi tepatnya di Dusun Tanen, Desa Hargobinangun, Kec. Pakem, Kab. Sleman D.I. Yogyakarta.

Setelah kami melakukan survei banyak hal yang telah kami rencanakan selanjutnya, mulai dari perumusan masalah, meninjau ulang profil dari kelompok tani, masyarakat desa dan potensi pengembangan komoditas pertanian di kawasan tersebut. Akhirnya dengan berbagai pertimbangan dari hasil diskusi dengan teman teman di kelompok studi ilmiah Fakultas dan bersama dosen-dosen di Fakultas kami memutuskan untuk mengangkat isu pengembangan kawasan pariwisata berbasis edukasi sebagai upaya pemberdayaan masyakarat di kawasan Lereng Gunung Merapi.

Setelah berhasil merumuskan permasalahan dan solusi dari permasalahn, kami sepakat untuk mencoba mengikuti salah satu Lomba Karya Tulis Ilmiah di IPB. Singkat cerita kami berhasil meraih juara 2 waktu itu, sekaligus kami langsung mendapat rekomendasi untuk mengikuti Program Hibah Bina Desa yang diselenggarakan oleh DIKTI. Setelah itu rumusan yang telah kami buat tersebut kemudian kami coba untuk menuliskannya kedalam format proposal sesuai dengan yang telah ditentukan oleh pihak panitia. Biasanya setiap tahun akan ada panduan penulisan yang baru untuk pra proposal dan proposal hibahnya.

Berikut Panduan Penulisan Proposal Hibah : klik download Panduan Hibah (versi tahun 2014)

Dan berikut ini adalah proposal hibah final kami : klik download Proposal EAT COCOA FINAL

Dalam perjalanannya, kita harus sabar karna kita akan melalui tahap seleksi yang panjang. Pertama kita akan masuk pada tahap seleksi berkas, lalu tahap seleksi pra proposal, lalu seleksi proposal lengkap, lalu presentasi langsung didepan DIKTI dan terakhir monev.

Dalam tahap seleksi berkas kita dituntut untuk melengkapi segala persyaratan administratif yang berhubungan dengan kelembagaan, karna PHBD (Program Hibah Bina Desa) adalah program yang dilakukan oleh organisasi bukan perseorangan. Sehingga legalitas organisasi tersebut sangatlah penting. Selain  itu hubungan atau keterangan dari lembaga atau instansi terkait penting kita lampirkan sehingga seluruh perangkat baik desa, kecamatan hingga kabupaten mengetahui bahwa disalah satu wilayahnya sedang akan direncanakan pelaksanaan program hibah bina desa. Kalau pengalaman saya dulu, saya mondar mandir terus, mulai di dosen pembimbing organisasi, dekan, kemahasiswaan universitas, bahkan sampai pada tingkatan ketua RT, RW, kelurahan, kecamatan, BPTP, hingga ke dinas.

Berikut salah satu contoh surat keterangan peserta : klik download Surat Ket. Peserta

Semakin rapi proposal kita, semakin lengkap dan sesuai dengan di panduan, maka peluang untuk dapat lolos sangatlah besar. karna harus teman teman ketahui pada tahun 2014 dulu, pesaing saya ada sekitar 560 pengirim proposal dan dair jumah tersebut hanya 154 yang berhasil masuk sampai seleksi proposal lengkap dan hanya 84 yang berhasil didanai.

Setelah kami dinyatakan lolos masuk ke tahap akhir, tibalah saatnya kami mempersiapkan diri untuk presentasi di depan juri dari DIKTI langsung. Dalam waktu singkat kami harus dapat menyampaikan program kami dengan sejelas jelasnya. Untuk referensi saja ini saya berikan contoh ppt yang pernah saya buat : klik download Presentasi Hibah EAT COCOA

Pada dasarnya dalam presentasi kita harus mampu menampilkan sesuatu yang menarik, simple dan wow !! jadi buatlah se kreatif mungkin, jangan terlalu banyak tulisan tapi pastikan setiap slide yang kita buat bisa fokus, fokus membahas satu hal, jangan berbelit belit atau komplek.

Alhamdulillah setelah kami berjuang di babak Final, atas pertolongan Allah Subhanahu wata'alaa kami berhasil lolos sebagai salah satu tim dari UGM yang mendapat dana hibah sebesar 49 juta rupiah. Berikut ini contoh pengumumannya : klik download Pengumuman Hibah

Setelah dinyatakan lolos, lalu kita harus segera mengurusi berkas kontrak.

Berikut contoh lembar kontaknya : klik download Lembar Kontrak PHBD

Dalam pelaksanaannya kita akan mendapat dana langsung seluruhnya, artinya uang 49 juta langsung kami terima cast !! dan saat itu juga kami membuat rekening sendiri EAT COCOA dengan atas nama bendahara tim kami. 

Setelah itu kami membuat pembukuan dari setiap kegiatan yang akan, sedang dan telah kami laksanakan. Pembukuan itu sangatlah bermanfaat untuk membantu kita dalam membuat laporan pertanggung jawaban. Termasuk juga dalam hal keuangan. Apapu  pengeluaran harus kita catat, meskipun alat dan bahan yang kita gunakan adalah milik dari warga sendiri.

Dipertengahan pelaksanaan program kita akan dimintai progress perkembangan dari program yang telah kita susun. Contoh laporan perkembangannya adalah sebagai berikut : 

klik download Contoh Laporan Perkembangan

Selain itu juga kita harus mengumpulkan profil dari program yang telah kita buat. Berikut contoh Profil Program EAT COCOA : klik download Profil Program EAT COCOA 

Setelah itu, akan dilakukan monitoring dan evaluasi juga lho...

jadi kita harus siap setiap saat, karena prakteknya tidak sesuai jadwal. Dulu pengalaman saya program belum sepenuhnya berjalan, baru 50 % namun sudah dimonitoring perkembangannya, jadi kita harus siap utnuk menyampaikan hasil kerja kita tanpa harus merekayasa. 

berikut contoh presentasi Monev Hibah : klik download Presentasi Monev Hibah EAT COCOA

Dalam praktiknya sebagai seorang mahasiswa yang masih aktif, kita akan berbenturan dengan jadwal kuliah, itu pasti, atau jadwal ujian. Nah yang bikin rempong adalah kita harus membuat surat ijin. Keuntungannya adalah dengan surat izin tersebut kita akan tetap dianggap masuk, jadi tidak mengurangi jatah bolos kita hehe... ^^"

Berikut contoh surat izin kuliah : klik download Surat Izin Kuliah

Diakhir program, kita harus membuat laporan pertanggungan jawab dari semua kegiatan yang telah kita rencanakan dan yang telah berhasil kita realisasikan. Bentuk laporannya adalah sebagai berikut :

klik download Laporan Pertanggung jawaban HIBAH EAT COCOA

klik download Contoh Kuitansi Laporan Pertanggung jawaban HIBAH EAT COCOA

Demikianlah pengalaman saya dalam mengikuti Program Hibah Bina Desa DIKTI pada tahun 2014 yang lalu. Kunci suksesnya dalam pemberdayaan masyarakat adalah keikhlasan kita, karna pemberdayaan masyarakat atau pengabdian masyarakat itu tidak hanya kerja keras atau kerja cerdas, namun yang terpenting adalah kerja ikhlas. Semakin kita tulus membantu, maka semakin banyak pertolongan yang membersamai kita. Dan harus selalu kita ingat, mengabdi tidak hanya soal memberi namun mengabdi adalah panggilan hati, jadi lakukanlah dengan sepenuh hati, jangan setengah setengah. 

Selain itu tetap jaga komunikasi, pengabdian masyarakat itu tak bisa terlaksana hanya 1 atau 2 bulan saja, program yang bagus dan berhasil adalah program yang melahirkan kegaitan yang sustainable atau berkelanjutan. Dan yang terpenting bukan diri kita, namun partisipasi warganya. Mulai dari pejabatnya, bapak bapak dan ibu ibunya, pemuda-pemudinyanya, anak anaknya, semuanya terlibat aktif dalam pembangunan masyarakat. Mungkinkah ? Laa haulaa walaa kuwwata illa billah. Kita hanya mampu berikhtiar dan berdo'a hasilnya kita serahkan pada Allah saja.

Saya pernah mencoba dan sedikit banyak apa yang saya sampaikan tadi pernah saya lalui bersama dengan teman teman saya. Jadi kembali saya ingatkan, jaga komunikasi, komunikasi penting, baik dengan satu tim, dosen pembimbing, maupun dengan masyarakatnya. Dan yang terpenting komunikasi dengan tuhan kita, tempat kita meminta pertolongan dari setiap urusan yang akan dan sedang kita jalani. Tanpa pertolongannya kita tak kan mampu menjalani semua rencana dan program kita.

Selamat untuk kalian yang sudah dikaruniai Allah hati yang mulia, tergerak hatinya untuk membantu sesama, apapun bentuknya, apapun programnya, Allah tidak melihat apa dan bagaimana hasilnya, namun yang Allah lihat dan nilai adalah perjuangan kita, kerja keras kita dalam membangun dan membina masyarakat. Maka sebaik baik dari kita adalah yang paling bermanfaat bagi sesama.

Tetap semangat,Hamasah !!

Ma'an Najah !! :D

Tanpa perjuangan tak akan ada perkembangan !!

Melangkahlah, berjuanglah karna Tuhanmu, maka semangatmu tak akan lekang oleh waktu !!

Hiduplah untuk yang Maha Hidup, jangan hidup hanya sekedar untuk hidup !!

Sedikit saya berbagi dokumentasi kegiatan kami di PHBD DIKTI 2017

~ AM - Jogja, 6/2/2017